オンライン学会（WEB学会）にかかる費用は？現地開催とのコストの違いを解説

オンライン学会（WEB学会）の開催には、事前申し込みのためのシステムや配信ツールの費用など、さまざまな費用がかかります。限られた予算のなかで運営しなければいけないので、どうしても費用が気になりますよね。

オンライン開催にすると、現地開催と比較して費用はどのように変わるのでしょうか？

今回は、オンライン学会（WEB学会）でかかる費用を解説します。

オンライン学会（WEB学会）にすることでの費用面のメリット

まず、学会を現地開催からオンライン開催に移行したときの、費用面のメリットをみていきましょう。

大きなメリットとして、オンライン学会にすると、現地開催よりも大きくコストを削減できます。

例えば、

• 会場費用

• 機材や備品のレンタル費

• 招待講演者の交通費や宿泊費

• 要旨集やポスターの印刷費用

• 人件費（会場の受付や誘導スタッフ、照明や撮影スタッフなど）

• 招待講演者の交通費や宿泊費

などの費用が、基本的にすべて不要になります。

特に会場費用は使う場所によっては高額になる場合も多いので、会場代が削減できることはオンライン開催の大きなメリットといえます。

要旨集やポスターなど、印刷物の準備も必要なくなります。紙代やインク代、製本代などの諸経費が不要なうえ、使ったあとの廃棄作業もいらないので、地球環境にもやさしく一石二鳥です。

参考：オンライン学会（WEB学会）の開催とは？｜オンラインならではの特徴や利点など

オンライン学会（WEB学会）で発生する費用

このように、学会はオンラインへの移行で、費用の大きな削減になります。

反対に、オンライン開催にすることで新たに発生する費用もあります。

例えば、オンラインでも、場合によってはライブ配信に伴う人件費や機材費がかかります。学会を録画してオンデマンド配信する際は、映像の編集費なども必要です。

特筆すべきは、必要なツールの導入費です。

• ライブ配信用ツール

• コミュニケーションツール

• 資料掲示用のプラットフォームツール（デジタルポスターや要旨を掲載）

オンライン学会ではポスターや要旨もオンライン上で掲載するので、それらを掲載・閲覧できるオンライン上のプラットフォームツールを導入する必要があります。

加えて、ライブ配信をするためのツールと、参加者同士のコミュニケーションを促進するためのツールも用意すると良いでしょう。

ライブ配信用とコミュニケーション用、さらに資料掲示用のプラットフォームツールをそれぞれ解説します。

ライブ配信用ツール

オンライン学会では、講演の配信をするためのツールの導入が必須です。

講演（口頭発表）では、ほとんどがZoom Webinar（Zoom ウェビナー）を使用しています。学会によってはTeamsが使用される場合もあるようです。

Zoom Webinarは、Zoomが提供するオンラインセミナー向けのツールで、一般的なZoom（Zoom Meeting）よりも大人数のオンラインイベントが開催できます。

ライブ配信用ツールの導入費用の目安として、多くの学会で使われているZoom Webinarの価格を参考までにご紹介します。

一般的な会議で使うZoom Meetingは無料でも利用できますが、Zoom Webinarはすべて有料プランになります。料金は、視聴可能な参加者の人数によって変わります。

▼Zoom Webinarのライセンス料金目安（2022年4月時点）

参照：今すぐ購入 - Zoom

自動更新の有無に関わらず、参加人数ごとの月間金額は同じです。それぞれ年間契約にすると、少し費用が割安になります。

コミュニケーションツール

学会は発表を聞くだけではなく、同じような研究をしている人や他の参加者と交流を深めて、新たな人脈を築くのも大切な目的です。

オンライン学会のデメリットとして、オンライン上なので登壇者や参加者同士のコミュニケーションが取りづらく、交流を深めにくい点が挙げられます。

現地開催のように、会場を歩き回りさまざまな参加者と顔を合わせて話すことができず、偶発的な出会いを生みづらいためです。

そのようなデメリットを解消するためにも、オンライン上での円滑な交流をサポートするコミュニケーションツールの導入が大切です。

• Spatial Chat（スペイシャルチャット）

• Remo（リモ）

• oVice（オヴィス）

• Gather.Town（ギャザー・タウン）

などがよく使用されています。

どれもバーチャル空間で、気軽に他の人と会話できます。オンライン上でテーブルやグループが分かれていて、好きなところに移動して話せるなど会話がしやすい工夫がされています。

自分のアイコンに近い人の会話は大きい声で、遠くにいる人の声は小さく聞こえるなど、バーチャル空間でもまるでリアルにその場にいるような臨場感があるツールもあります。

オンライン上でのコミュニケーションを盛り上げるなら、「らくらくカンファレンス」もおすすめです。

ポスターごとに、チャット機能だけではなくビデオ通話でも会話ができます。お互い顔を見て発言することで、現地開催に近い形でコミュニケーションが取りやすくなります。

詳しくはこちら▼
らくらくカンファレンス｜現役研究者が監修した学会の開催システム

プラットフォームツール（資料の掲示用）

デジタルポスターや要旨の掲示は、前述のSpatial Chat、Gather.Town、らくらくカンファレンスなどでもできます。

ツール内にホワイトボードや掲示板のような機能があり、そこにデジタルポスターや要旨を掲示して、参加者はそこを閲覧します。画面共有機能を使って、画面のポスターを閲覧しながら発表を聞けるものもあります。

クラウドストレージサービスを使用するのも良いでしょう。その場合は講演ごとにフォルダ分けをしておき、それぞれのフォルダ内にデジタルポスターや要旨のデータをアップしておきます。フォルダ名を見てどの講演かすぐにわかるように、講演番号やタイトルをつけておくと親切です。

この場合は、クラウドストレージはあくまでも資料を格納しておく場所なので、別途zoomなどのコミュニケーションツールを立ち上げる必要があります。

「らくらくカンファレンス」なら、機能をまとめて楽に学会を開催

このようにオンライン学会の開催にはさまざまな費用がかかり、準備も多くあります。

そこで、学会に必要なあらゆる機能を1つにまとめた「らくらくカンファレンス」はいかがでしょうか。

らくらくカンファレンスなら、参加申し込みや演題登録の受付など、申し込みのシステム機能も完備。

さらに各種ライブ配信ツールへの簡単連携や、コミュニケーションツールとしてビデオ通話でお互い顔を見ながらの交流までできます。

もちろん、デジタルポスターや要旨の掲示などもでき、さらに会期後のオンデマンド配信をするプラットフォームにもなります。

学会開催に必要な多くの機能を一元化しているので、それぞれのツールの購入に費用を充てることなく、運営も楽に行えます。

学会の開催が決まったら、便利ならくらくカンファレンスもぜひチェックしてみてください。

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