演題登録システムの選び方｜学会の演題受付や管理を楽に

学会の準備に欠かせないのが演題の登録です。演題登録ができるシステムはさまざまありますが、数がありすぎてどれを選んだらよいのか迷いますよね。

今回は、演題登録システム選びに迷っている方のために、選び方のポイントをわかりやすく解説します。

演題登録システムとは？一般的な機能

まずは、演題登録システムでできる主な機能を、項目ごとに紹介します。

演題の登録

演題登録システムのメイン機能は、やはり演題の登録ができることです。

演題登録は参加者がそれぞれ自分で登録を行うので、シンプルで誰にでも使いやすく、修正もしやすいことが求められます。

ちなみに演題登録の受付は、学会開催の半年ほど前からスタートします（学会によって違う場合もあり）。そのあと開催3ヶ月前くらいには登録を締め切り、採否決定をしてプログラムに反映します。

学会開催のスケジュールに関しては、下記の記事もぜひ参考にしてください。

参考記事：学会の運営方法とおすすめスケジュール！現地開催やハイブリッド開催版も
参考記事：オンライン学会（WEB学会）の運営方法は？スケジュールや円滑に行うポイント

演題の管理

参加者から演題登録を募るだけではなく、登録された演題を運営側で管理できます。管理側で登録内容の修正や削除ができると、そのつど参加者に連絡する手間がかかりません。

また、登録された演題一覧データを、まとめてダウンロードできるシステムもあります。

採択の通知

演題の採否が確定したら、参加者に採択を通知するメールを一括送信できます。

参加者一人ひとりにメール送信作業を行わなくてよいので、運営負担が大きく減らせます。メールのテンプレートも適宜編集・変更できるとより便利です。

メールが一括送信されるのはあくまでも採択された演題だけで、不採択の演題には送られないことが多いようです。

システムによっては演題情報を活用できる便利な機能も

これらの基本機能に加え、登録された演題情報を活用できる機能がついているシステムもあります。

演題登録システムにあると、より便利な機能をご紹介します。

抄録集PDFの作成

抄録集のPDFデータまで同システム上で作成できる演題登録システムもあります。

以前は抄録集を印刷して参加者に郵送するのが一般的でした。しかし今はPDF化したデータで共有することで、印刷代や郵送費を大幅に削減できます。

また、作成後に万が一修正箇所が見つかっても、オンラインデータなのですぐに修正できるのもメリットです。

プログラム（タイムテーブル）の表示

演題登録システムによっては、プログラムやタイムテーブルを編成・表示できるものもあります。

演題登録を締め切ってプログラムを作成する際に、採択された演題のみを自動的にプログラムやタイムテーブル一覧にまとめて、オンライン上に表示します。各演題に座長の割り当てを行えることもあります。

前述の抄録集同様に、事前にプログラムを印刷して郵送する手間が省け、直前での内容修正もできるのがメリットです。

演題や要旨の検索

さらに、数ある演題のなかで、参加者が興味のある演題や要旨を検索できる機能があると便利です。

例えば演題のタイトルまたは発表者名での検索や、カテゴリ、特定のキーワードなどで検索できると、より多くの参加者に興味のある発表を聞いてもらいやすくなります。

演題登録システムを選ぶ際のポイント

数ある演題登録システムのなかから、自分の学会に合うシステムはどのように選べばよいのでしょうか？

画面は使いやすいか？

まず重要なのは、参加者にとって使いやすい画面（UI）かどうかです。

演題登録システムは、さまざまな参加者の方々が使います。このようなシステムを触るのが得意な方もいれば、苦手な方もいるでしょう。

どのような参加者の方にとっても、シンプルでわかりやすい画面であることが重要です。

・どこに何の項目を入力するのか
・入力必須の項目は何か
・文字数の制限はあるのか
・添付ファイルはどこにどうやってアップロードするのか

などが、初見でもわかりやすいシステムを選びましょう。

例えば項目ごとに入力箇所が明確だと、入力間違いや未入力項目を減らせ、参加者・運営側双方が楽になります。

さらに一度登録したあとに修正をしたい場合も、参加者自身が簡単に行えるものが良いでしょう。

カスタマイズは柔軟にできるか？

演題登録の項目は、学会ごとに少し異なることがあります。学会ごとに入力項目をカスタマイズできると便利です。

例えば、演題登録の入力が「必須」もしくは「任意」かを項目ごとに設定できたり、学会によって必要な項目を自由に追加できたりすると使いやすいでしょう。

項目の一例としては、

・どの発表形式を希望するか（ポスター発表か、口頭発表か）
・アワードへの応募有無はあるか（ポスター賞など）
・タイトルや要旨の言語の希望はあるか（英語など）

があります。

利用の前提条件が合うか？

演題登録システムによっては、利用の前提条件が定められているものも多いです。

例えば、登録できる演題数の制限があることも。特に大規模な学会では、登録できる演題数の上限は必ず確認しておきましょう。

またシステムの料金体系も要確認です。システムによって、単年の利用か、1度申し込むとそのあと毎年自動継続するかが異なります。

学会によっては毎年運営担当が変わることもあるので、その場合は単年利用にしましょう。

システムのなかでも、基本機能でどこまで対応できるか、オプション機能はどこまでかも確認ポイントです。対応できると思っていた機能が実はオプションで、別料金が必要になることも考えられます。

英語に対応しているか？

システムが日本語だけではなく英語に対応しているかも重要です。

国際シンポジウムではさまざまな国から参加者が集まるので、英語でも演題登録やプログラム確認などができることが必須です。

参加申し込みやオンライン決済もできると楽

演題登録だけではなく、参加申し込みや、参加費のオンライン決済も同システム上でできると楽です。1つのシステムですべて管理できるので、学会運営の負担も大きく削減できます。

参加申し込みは、ユーザー情報の入力のわかりやすさや、修正のしやすさがポイントです。

参加費のオンライン決済は、いろいろな決済方法に対応していると良いでしょう。クレジットカードや銀行振り込みなど、決済方法を選べるほうが参加者にとっては使いやすいです。

さらに運営側は、システム上で請求管理や支払い履歴の確認ができるとより便利です。

「らくらくカンファレンス」なら、演題登録だけでなく他の機能も充実！

ここまで演題登録システムとはそもそも何か、どういった観点で選ぶべきかを解説してきました。

演題登録システムの導入を考えているなら、「らくらくカンファレンス」がおすすめです。

演題登録だけではなく、学会運営に関わる多様な機能を備えており、準備から会期後までやるべきことをすべて一元化できます。

らくらくカンファレンスの機能の一部をご紹介します。

らくらくカンファレンスの演題登録の機能

らくらくカンファレンスの演題登録では、演題情報の項目をカスタマイズできます。学会ごとに変更できるので、学会の内容に合わせてより使いやすい演題登録フォームになります。

運営側では抄録PDFデータの作成ができるので、参加者への抄録集の共有が楽にできます。ポスター発表、もしくは口頭発表の振り分けもシステム上で簡単に行えるので便利です。

学会当日のタイムテーブルでは、見たい発表にリーチしやすくなる機能も兼ね備えています。

タイトル、著者名、所属、要旨でのフリーワード検索や、カテゴリ・キーワードでの絞り込みが可能です。

らくらくカンファレンスのさらに便利な機能

らくらくカンファレンスは、演題登録以外にも便利な機能が多くあります。

まず、参加登録や参加費のオンライン決済もできます。

オンライン決済では、クレジットカード（VISA / MASTER / JCB / AMEX / DINERS）と銀行振り込みに対応しています。

学会の会員番号の入力や、学生証のアップロードを求めることも可能です。

また、日本語もしくは英語画面への切り替えや、英語での問い合わせにも対応しているので、国際学会でも安心です。

らくらくカンファレンスでは、これらの機能に加え、当日の発表のなかでの交流や、会期後のオンデマンド配信、配信の閲覧データの共有まで、さまざまな機能が揃っています。

すべて1つのシステム上でワンストップで行えるので、準備も会期後の精算も楽になります。

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