学術集会の運営に使うシステム（一般に「学会システム」と呼ばれる）は10社以上が提供しており、それぞれ機能・料金・対応規模が異なります。「どこから検討を始めればいいか分からない」と感じている方も多いのではないでしょうか。本記事では、学術集会運営システムを失敗なく選ぶための7ステップ を順を追って解説します。検討初期の大会長・事務局担当者の方向けに、「いま自分は検討プロセスのどこにいるのか」「次に何をすべきか」が明確になる構成にしました。この記事を読むとわかること:「学会システム」と呼ばれるものの2分類（最初の前提整理）学術集会運営システム選定の7ステップフロー各ステップで判断すべき具体的な項目失敗しがちなパターンと回避策開催の何ヶ月前から動くべきか0. 前提整理 — まず「どのシステム」を探すか確定する「学会システム」というキーワードは検索ボリュームが多いものの、実は2種類のシステムを指しています。最初に違いを整理しておきます。分類主な機能検討タイミング会員管理システム会員名簿・会費・刊行物管理学会組織の通年運営学術集会運営システム（本記事の対象）演題登録・査読・参加登録・配信・受付大会・学術集会の開催ごと本記事の7ステップは「学術集会運営システム」（=大会運営）の選定プロセスです。通年の会員名簿管理が目的の場合は、本記事の対象外となります。ステップ1: 開催形態を決める学会システム選定は 「開催形態の決定」 から始めます。これが決まらないと、必要な機能が定まりません。4つの開催形態形態特徴必要機能の重点現地中心会場開催、参加者は基本的に現地来場受付・名札・抄録集完全オンライン全員リモート、配信中心配信・チャット・オンデマンドハイブリッド（現地＋ライブ配信）現地＋オンラインの同時開催現地運営とライブ配信の統合ハイブリッド（現地＋会期後オンデマンド配信）現地開催後に映像をオンデマンド公開収録・編集・オンデマンド配信プラットフォーム最近は 「現地＋会期後オンデマンド配信」 の形態を採用する学会が増えています。会期当日のライブ配信は行わず、現地で収録した発表をその後オンデマンド配信するスタイルです。参加者は自分の時間に合わせて視聴でき、運営側もライブ配信のトラブルリスクを抑えられます。形態決定の判断軸参加者の地理的範囲（国内のみ／全国／国際）過去開催との連続性（毎年同じ形態 or 変更検討中）予算（ハイブリッドは現地のみ・オンラインのみより高くなる傾向）参加体験の優先度（現地交流重視 vs 多人数参加重視）ステップ2: 規模感を見積もる開催形態の次は 規模の見積もり です。規模の3つの指標指標小規模研究会中規模学会大型・国際学会参加者数〜300名300〜1,500名1,500名超演題数〜100件100〜500件500件超セッション数5〜1020〜5050超規模見積もりの注意点過去開催の実績で見積もる（オンライン化で参加者数が増えるケースあり）演題応募率の見積もり（過去の応募率＋10〜20%が目安）オンライン参加者の比率（ハイブリッドの場合、現地3割／オンライン7割が一般的）ステップ3: 必要機能をリスト化する開催形態と規模が決まったら、自分の学会で必要な機能をリスト化 します。主要な9機能チェックリスト機能必要不要演題投稿フォーム□□抄録管理□□査読フロー□□抄録集自動生成□□参加申込・決済□□当日受付（QRコード等）□□名札印刷□□配信（ライブ／オンデマンド）□□会員管理（継続学会向け）□□「あったら便利」と「必須」を分ける機能リストには優先度を付けます：必須: これが無いと運営が止まる重要: 効率化に大きく効くあれば便利: 無くても運営可能「必須」が満たされていれば、システムは候補になります。ステップ4: 予算を決める予算は学会システム選定の大きな制約になります。学会システムの料金レンジ（参考）規模料金目安含まれる業務範囲〜300名・オンライン30〜100万円演題＋配信＋参加管理300〜1,500名・ハイブリッド100〜400万円フル機能1,500名超・大型400万円〜フル機能＋カスタマイズ隠れコストを見落とさない公開料金には含まれていない可能性のある項目：配信時間の超過料金（同時接続数オーバー含む）録画データの追加保存料カスタマイズ開発（独自フォーム・独自フロー）当日のオペレーター派遣多言語対応の追加料金見積もり段階で「全部込み」の総額を必ず確認しましょう。ステップ5: 候補3〜5社をリストアップ機能・予算が決まったら、候補となるシステムを3〜5社 に絞ります。リストアップの観点対応形態（オンライン/ハイブリッド/現地）が自分のニーズに合う対応規模で実績がある必須機能を全て満たす料金レンジが予算に合う公開情報・口コミで評判が極端に悪くない主要システム6社（参考）本記事では、国内で広く利用されており、公式情報で機能・実績が確認できるシステム を選定基準として6社を取り上げています。1. らくらくカンファレンス 2. Confit 3. Convention Connect 4. AWARD 2.0 5. 学会バンク 6. SMART Conference各システムとも現地・オンライン・ハイブリッドいずれの開催形態にも対応可能です。ステップ6: デモ・トライアルで実機検証候補3〜5社が絞れたら、実際に触って検証 します。査読管理までフル機能で試せるシステムは少ないため、問い合わせて画面を見せてもらう・マニュアルで確認すると良いでしょう。デモで確認すべき7項目#確認項目チェック方法1操作の直感性事務局メンバー全員で触る2演題投稿フォームの使い勝手研究者目線でテスト投稿3査読フローの実装査読委員役で実機演習4当日のオペレーションシミュレーション5データ書き出し（CSV等）実際に書き出してみる6カスタマイズ可能性自分の独自要件を伝えて見積もり7サポート品質質問への返答スピードデモは複数人で事務局担当者だけでなく、研究者役・査読者役・当日運営役 の複数人で触ると、見落としが減ります。ステップ7: 契約・初期設定最終1社が決まったら契約に進みます。契約書で確認すべき項目：契約書の重要チェック項目料金の内訳（基本料金、オプション、超過料金の規定）当日サポート体制（時間帯、対応方法、平均対応時間）障害発生時の責任範囲（補償の有無）データの所有権（学会データはどちらの所有か）解約条件（次年度更新の自動化、解約時のデータ引き渡し）初期設定で重要なことテスト用の演題で全フローを試運転事務局メンバーへのトレーニング本番前の負荷テスト（同時接続数の確認）失敗しないための4つの心構え最後に、選定全体を通じて心がけるべきポイントです。心構え1: 機能の多さに惑わされない「機能が多い＝良いシステム」ではありません。使いこなせない機能は逆に負担になります。必要機能を満たす中で、最も操作が簡単なものを選びましょう。心構え2: 当日サポートを軽視しない学会当日にトラブルが起きると、それまでの準備が水の泡になります。契約前に「障害発生時に誰がどう対応するか」を明文化してください。心構え3: 長期視点で選ぶ「今年だけ」の判断ではなく、3〜5年使い続ける前提で選びましょう。データ蓄積・運営ノウハウの継承を考えると、毎年システムを変えるのは非効率です。心構え4: 一次情報を取りに行く公開資料や口コミだけで判断せず、自分と似た規模・分野の学会で導入実績のあるシステムを選び、可能なら導入元の事務局に直接話を聞きましょう。まとめ — 7ステップの全体像ステップやること1. 開催形態決定現地/オンライン/ハイブリッドを確定2. 規模見積もり参加者・演題・セッション数を想定3. 必要機能リスト化9機能のうち必須を選定4. 予算決定全部込みの予算を設定5. 候補3〜5社リスト機能・予算で絞る6. デモ・トライアル実機検証＋複数人で触る7. 契約・初期設定契約書精査＋テスト運用開催の 6〜10ヶ月前 から始めるのが理想的なスケジュールです。学会システムの導入をご検討中の方へ「らくらくカンファレンス」は、現地開催からオンデマンド配信まで、さまざまな開催形態に対応した学会システムです。小規模から大規模まで、規模を問わずに対応 していますので、要件整理から候補比較までお気軽にご相談ください。関連記事学会運営にかかる費用を解説｜ハイブリッド開催の費用面のメリットも学会の運営方法とおすすめスケジュール演題登録システムの選び方｜学会の演題受付や管理を楽に学会受付システムの機能とは｜システム導入のメリットや選ぶポイント学会のオンデマンド配信とは｜メリットや実施のポイント