学会受付システムの機能とは｜システム導入のメリットや選ぶポイント

学会運営者の負担や工数を削減する方法の1つに、受付システムの導入があります。学会の受付システムとはどのようなシステムなのでしょうか。また導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

今回は学会受付システムを導入するメリットや、あると便利な機能、選ぶポイントなどを解説します。

学会受付システムとは

学会受付システムとは、学会の参加申し込みの受付ができるシステムです。

学会にもよりますが、学会開催の半年前ほどになると、一般参加者の申し込み受付を開始します。その際に、人力ではなくシステム上で申し込みを受け付けられます。

システムによっては参加申し込みの受付だけではなく、同時に参加費の決済や演題の登録ができるものもあります。

さらに学会当日の参加者受付や、会期後のフォローまでできるシステムもあり、導入することで学会運営者の負担を削減できます。

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学会受付システム導入のメリット

学会受付システムを導入すると、学会運営者にどのようなメリットがあるのでしょうか。

まず大きな利点は、学会運営者の工数の削減です。システムを導入することで、人力で参加受付や学会当日の参加者確認などをする必要がないので、運営者の工数や人的リソースが大きく減らせます。空いた分で他の学会運営業務に集中でき、効率化につながるでしょう。

事前にQRコードを発行できるシステムを使えば、学会当日の受付手続きも簡略化できます。短時間で受付と入場ができるので、参加者を長時間待たせることもありません。

また申し込みを受け付けると、そのまま自動で参加者リストを作成できます。参加者リストがあれば、申し込み日時や参加費決済の有無、会員かどうかの属性などが一目瞭然です。会期後のアフターフォローも含め、参加者管理が楽になります。

学会受付システムにあると便利な機能

学会受付システムのメイン機能は参加申し込みの受付ですが、その他にオプションとしてあると便利な機能を紹介します。システムを選ぶ際の参考にしてください。

参加費決済

参加申し込みを受け付ける際に、同時に参加費も決済できると楽です。事前に参加費を決済していれば、学会当日にお釣りの小銭を用意したり、現金を管理したりする手間が省けます。

決済方法は、最低でもクレジットカードと銀行決済の2つの選択肢があると、多くの方に対応でき便利です。

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入力フォームのカスタマイズ

参加申し込み受付の入力フォームを、学会ごとにカスタマイズできる機能もおすすめです。

申し込み時の入力項目は、学会によって少し異なることもあります。例えばハイブリッド学会の申し込みの際に、参加方法を「オンライン参加」もしくは「現地参加」で選べるようにカスタマイズできると、参加者の統計をとって席や資料を準備する際にも便利です。

受付完了の自動応答メール・学会直前のリマインドメール

参加申し込みを受け付けたら、システムから申し込み完了のメールを自動返信できると便利です。申し込みを受け付けるたびに人力でメールを返す必要がないうえに、参加者にとっては申し込み済みの証拠として安心材料にもなります。

また学会の開催日直前に、申し込んだ人全員にリマインドメールも自動送信できるとより良いでしょう。

前述のとおり、参加申し込み受付は学会開催日の半年ほど前に行うことが多いので、どうしても開催日を失念してしまう人もいるかもしれません。そこで直前に自動でリマインドメールを送ることで、参加者の離脱を防げます。

参加者リストの自動作成

システムで申し込みを受付した際に、そのまま自動で参加者リストを生成できる機能もあります。

参加者リストがあれば、事前に参加者数の把握ができるので、学会準備も楽にできます。また参加者の定員がある場合、定員に達したら自動的に申し込み受付を停止する機能もあるとベターです。

さらに学会当日も、実際に来場した人のチェックや集計作業が簡単にできます。会期後に、参加者へアンケートや次回開催日の案内を送るなど、アフターフォローの管理もしやすいでしょう。

英語の対応

システムが英語に対応していることも求められます。

学会によっては日本国内からだけではなく、さまざまな国から参加者が集まることもあります。そのため、受付システムも英語対応しているほうが良いです。

QRコードでの入場

現地開催の場合、学会当日に参加者がQRコードで楽に入場できる機能もおすすめです。

学会当日に、現地で受付スタッフが参加者の名前を確認したり、参加費をもらったりというやりとりがあると、労力も時間もかかってしまいます。

受付システムで、事前に入場用のQRコードを発行して参加者にメールで共有しておけば、学会当日はQRコードを機械にかざすだけで短時間で入場できます。

受付スタッフと参加者も非接触でOKなので、新型コロナウイルスの感染対策の面でもリスクを減らせます。

演題登録

受付システムに演題登録機能も付いていると、より運営業務を効率化できます。

学会の参加申し込み受付と演題登録はほぼ同時期なので、1つのシステムで一度にできると参加者にとっても楽です。

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学会受付システムを選ぶポイント

続いて、学会受付システムを選ぶ際に比較すべきポイントを解説します。

システムの導入費用・月額利用料

まずは費用面です。受付システムの導入費用や、月額のシステム利用料はどのくらいかかるのかを比較しましょう。

そもそもシステムの料金体系は、単年利用もあれば、一度申し込めばそのあとは毎年自動更新されるものもあります。

さらに基本機能でどこまで対応できるかも確認しましょう。「使いたい機能がすべて別料金のオプションだった……」ということもありえます。

システムによって料金は大きく異なりますが、目安として初期費用は無料から2万円ほど、月額費用が毎月2000円〜1万円くらいが多いようです。

システムも会社によってオンプレミスやクラウドサービスがあり、オンプレミスの場合はどうしても初期費用が高額になりがちです。

使いやすさ（ユーザビリティ）

システムの使いやすさ（ユーザビリティ）も重要です。

学会運営者・参加者の双方にとって、システムの画面がシンプルでわかりやすく、誰にとっても使いやすいことが求められます。特に、普段このようなシステムを使い慣れていない方でもすぐに理解して使えるようになることが重要です。

参加者にとっては、自分で申し込み内容の修正ができることもポイントです。修正が発生するたびに学会運営者に連絡が来て対応していると、運営の工数を圧迫してしまいます。参加者自身で修正できることで、運営負担も軽減できるでしょう。

学会の規模

意外と見落としがちなポイントですが、開催する学会の規模に合ったシステムかも大切です。特に大規模な学会だと、大人数の申し込みに対応しているシステムなのかは要確認です。

演題登録機能も付いているシステムなら、登録できる演題数に上限があることも考えられます。

学会の運営に役立つ「らくらくカンファレンス」

学会の受付システムを導入することで、参加費決済や演題登録など他の対応も一元化できることも。また参加者リストの生成や受付完了メールの返信を自動対応してくれて、学会運営者の業務を大きく効率化できるでしょう。

「らくらくカンファレンス」なら、参加申し込み受付や参加費決済、演題登録まですべて1つのシステムでまとめて対応できます。

もちろん英語にも対応しており、入力フォームのカスタマイズも可能。事前にQRコードも発行できるので、学会当日はスムーズに受付ができます。

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