入退場管理

QRコード入退場管理機能は、現地会場での受付業務をデジタル化し、スムーズな入場案内と正確な出席管理を実現する機能です。名簿照合の手間をなくすことで受付の混雑を解消し、快適な現地参加体験を提供します。

ネームカードでもスマホでも！柔軟なQR受付

オンライン決済を完了した現地参加者には、専用のQRコードが発行されます。当日はスマートフォン画面でのQRコード提示はもちろん、「ネームカード事前ダウンロード機能」で各自が印刷・持参したネームカード上のQRコードや、印刷したQRコード用紙の読み取りにも対応しています。参加者はネームカードやスマホを受付に設置されたカメラにかざすだけで、出席が自動記録されます。スタッフが紙の参加者名簿から名前を探してチェックする手作業が不要になるため、受付での待ち時間を大幅に短縮し、入場口の混雑を劇的に緩和します。受付運用に必要な機器はカメラ付きPCとインターネット環境のみのため、特別な専用端末を用意することなく手軽に導入可能です。

リアルタイムな記録管理と正確なステータス把握

受付用PCの管理画面では、読み取りと同時に入場した参加者の氏名がリアルタイムに表示・記録されます。本機能は「入場／退場」のステータス管理を行う仕組みとなっており、会場内の正確な滞在状況をリアルタイムに把握できます。退場処理を行わずに再度QRコードを読み取った場合はエラーが表示される仕様のため、二重受付などの運用ミスを防止し、確実な入退場履歴を残すことが可能です。

※退場処理を挟まない再読み取りはエラーとなるため、延べ人数のカウントには対応しておりません。

受付業務の省力化とスマートな会場運営の実現

手動での名簿チェックや参加集計作業を自動化することで、受付に必要な人員コストや事前教育の手間を削減できます。参加者にとっても、到着後待たずにセッションへ向かえるストレスフリーな環境が整います。「ネームカード事前ダウンロード機能」などの各種機能とスムーズに連携し、オンラインでの登録データから現地での出席記録までを一元管理することで、効率的で洗練された学会運営をサポートします。