学会運営チェックリスト｜準備から開催後まで抜け漏れを防ぐ確認項目

学会を初めて主催することになった大会長・事務局の方は、「何から手をつければよいのか」「抜け漏れがないか不安」と感じる方もいるでしょう。学会の規模によっては、開催1年以上前から準備を始めます。Phase (フェーズ) ごとに複数のタスクを進める必要があります。

本記事では、学会運営の主要な工程を、開催日から逆算した6つのPhaseとして整理し、各Phaseで確認したい項目をチェックリスト形式でまとめました。以下は本記事で示すモデルスケジュールで、規模・開催形態により前後します。各Phaseで確認したい項目を並べているので、担当や期限を割り当てる際の下敷きとして使えます。

各時期に何をどう進めるかの流れは、学会運営スケジュール完全ガイド｜開催12ヶ月前から事後までで解説しています。本記事はその確認用として、担当を割り当てて消し込んでいけるよう、項目を一覧にしています。

1. 全体像: 6つのPhase

学会運営は、開催日から逆算して以下の6Phaseで進めます。

なお学会システムは、①演題登録・査読・参加登録・決済・配信・当日受付などを扱う学術集会運営システムと、②会員名簿・会費・刊行物を扱う会員管理システムの2つに大別されます。本記事で扱うのは①です。

各Phaseの時期は、大会規模や開催形態などにより前後します。

2. Phase 1: 企画立案 (12ヶ月前〜9ヶ月前)

大会のテーマ・規模・体制を決定するフェーズです。

この時期にやっておくとよい下準備が2つあります。

1つは、関係者（先生方・委員会・システム会社・会場・印刷会社等）の連絡先と、それぞれとのやり取りの「窓口となる人」を一覧にしておくことです。学会運営は関係者が非常に多く、後になって「これは誰に聞けばいいんだっけ」と探す時間が積み重なると、かなりのロスになります。

もう1つは、締切から逆算したタスク一覧（誰が・いつまでに・何をするか）を早い段階で作っておくことです。その後の進行管理が格段に楽になります。

このチェックリストはタスク項目の洗い出しに使えます。担当者・期限を加えた進行管理表と、関係者の窓口一覧は学会ごとに作成します。

• 大会テーマ・目的の確定
• 開催規模の見積もり (参加者数・演題数)
• 開催形態の決定 (対面・オンライン・ハイブリッド)
• 開催時期・会場候補の選定
• 会場の下見（広さ・設備・通信環境・分科会に使える部屋の数）
• 大会長・実行委員の任命
• 予算枠の概算
• 事務局体制の整備
• スポンサー候補のリストアップ
• 前回大会の振り返りレビュー
• キックオフミーティング開催

このフェーズで注意すべきは、「規模の見積もりを甘くしないこと」です。実際の見積の対象範囲と、規模や要件が変わった場合の追加見積の条件を契約前に確認します。

3. Phase 2: 予算・システム選定 (9ヶ月前〜6ヶ月前)

システムの導入期間は、一例としてカスタマイズなしで1〜2ヶ月、カスタマイズありで3ヶ月以上、要件が複雑な場合は6ヶ月以上をみておきます。案件によって異なります。

具体的な予算計画とシステムベンダー選定を進めるフェーズです。

• 詳細予算の策定（開催形態別）
• システムベンダーへの見積依頼
• 候補ベンダーへの相談・見積条件の比較（必要に応じて複数社）
• 運営代行会社に委託するか、委託する場合はどこまでを任せるかの検討
• 参加登録・決済フローの設計
• 演題登録・抄録管理機能の確認
• 会場との契約締結
• 撮影・収録業者の選定 (システム外費用)
• 印刷業者の選定
• 決済手数料の確認 (クレジットカード・銀行振込)
• スポンサー協賛依頼書の送付
• 企業協賛セミナー（共催セミナー等）の枠数と募集方針の決定
• 助成金申請の準備
• 経費区分 (直接経費・間接経費) の整理
• Web サイト (大会HP) の公開

大会HPは、内容がすべて決まっていなくても、このフェーズで先行公開しておきます。演題登録・参加登録の告知は大会HP上で行うため、登録開始より前に公開しておく必要があり、決まった内容から順に更新していく進め方になります。

見積依頼の実務ポイント

学会運営では、一般的なITシステム調達でよく聞く「RFP（提案依頼書）を出す」というスタイルはあまり見られず、打合せベースで要件をすり合わせながら見積を作成する流れが多くみられます。

なお「収録」は現地会場で撮影・収音して映像化する工程、「録画」はオンライン配信や会議サービス上の映像・音声を記録する工程です。編集やアップロードの方法は案件によって異なります。収録は撮影・編集業者へのシステム外費用になります。録画はオンライン会議・配信サービス側の機能で、追加費用の有無は同サービスの契約内容を確認します。

4. Phase 3: 演題募集・査読 (6ヶ月前〜3ヶ月前)

演題を集めて査読を進めるフェーズです。

• 演題募集要項の作成
• 演題登録システムの設定
• 査読者リストの作成
• 査読基準の策定
• 演題登録開始（モデル例: 開始3〜4ヶ月前・募集期間と査読工程に応じて調整）
• 中間リマインダー送信
• 演題登録締切（募集期間と査読期間から逆算して設定）
• 査読の実施 (査読割り当て・返答期限)
• 採択通知の送信
• 修正依頼・再査読の処理
• 最終演題確定
• 抄録集の校正

このフェーズの各作業は、次の記事で詳しく扱っています。

• 演題募集要項の作成: 学会の演題募集要項の書き方｜記載する項目と、抜けやすいところ
• 登録期間と締切の設定: 演題登録期間と締切の決め方｜開催日から逆算して設計する
• 締切を延長する場合の告知: 演題登録の締切を延長するときの告知｜お知らせに入れる項目と伝え方
• 査読の進め方: 演題査読の進め方｜主催者・事務局のための実務ガイド
• 査読基準（評価項目）の策定: 演題査読の評価項目と評価基準｜主催者向け採点表の設計例
• 抄録集の編集・校正: 学会抄録集とは？作り方・編集・印刷・電子版の実務ガイド

査読の実務ポイント

100演題以下の小規模学会では、査読機能を必須と考えなくても良い場合があります。演題数・査読者数を勘案して、機能の必要性を判断してください。

5. Phase 4: プログラム編成・広報 (3ヶ月前〜1ヶ月前)

プログラムを固めて広報を開始するフェーズです。

• セッション構成の決定 (口演・ポスター・シンポジウム・教育講演・企業協賛セミナー)
• タイムテーブルの策定
• 座長・演者への依頼書送付
• SNS 広報の開始
• メール告知 (会員・関連学会)
• プログラム冊子のデザイン発注
• 参加登録開始 (早割・通常・当日)
• 参加証・領収書発行の準備
• スポンサー展示ブースの配置決定
• 教育講演の抄録収集
• 座長台本テンプレの共有

参加証・領収書の発行方法と、システム導入前に確認しておきたい点は、学会参加費の領収書発行システム｜導入前に確認しておきたいことで扱っています。

6. Phase 5: 直前準備・当日運営 (1ヶ月前〜当日)

開催に向けた最終準備と当日運営を進めるフェーズです。

この時期に再確認しておきたいのは、次の5点です。

• 会場側との最終確認（部屋割り、機材、搬入出時間）
• 印刷物（プログラム冊子・抄録集・名札等）の入稿スケジュールと部数
• 当日スタッフの人数と役割分担表
• 座長・司会への最終案内
• 参加登録者数にもとづく懇親会等の人数確定

特に会場との最終打ち合わせは、直前になって「聞いていた話と違う」という事態が起きやすい部分です。書面やメールで内容を残しておきます。

• 会場設営（対面・ハイブリッド）
• 配信テスト（オンライン・ハイブリッド）
• 名札印刷（印刷の実務は別手配になる場合がある。システム側の対応範囲は要確認）
• 当日オペレーターの手配（別業者への手配・システム外費用）
• 撮影・収録業者との最終確認
• 受付動線の設計

名札の印字内容や印刷方式の決め方は、学会名札・ネームカードの印刷準備｜当日の受付で詰まらない実務で扱っています。

• トラブル対応マニュアルの共有
• リハーサル（進行・配信・受付の流れを通しで確認する日を決めて実施）
• 座長・演者への直前リマインド
• 参加者アンケートの準備
• 記念品・配布物の準備
• 昼食・懇親会の手配 (対面)
• Web抄録・オンデマンド配信の公開準備
• 会場スタッフへの当日ブリーフィング

開催形態別の実務ポイント

現地開催では、撮影・収録や当日オペレーターは、別業者への手配となるシステム外費用になることが多くあります。システム側では名札・参加者データの生成や出力範囲を確認し、物理的な印刷は別手配として見積もります。

ハイブリッド開催では、現地＋ライブ配信のほか、現地開催を収録して会期後にオンデマンド配信する方式も選べます。

開催形態別のチェック項目差

Phase 5 のタスクのうち、開催形態によって必要になるものを整理します。

対面のみで開催する場合

• 会場設営・音響照明
• 名札印刷・配布
• 現地スタッフ配置
• 現地映像の収録（実施する場合）
• オンデマンド配信の準備（実施する場合）
• 収録・配信を行う場合は、権利の確認

オンラインのみで開催する場合

• 配信テスト
• 参加者の接続サポート
• オンライン配信の録画（実施する場合）
• オンデマンド配信の準備（実施する場合）
• 録画・配信に関する権利の確認

ハイブリッドで開催する場合

上記の両方が対象になります。現地とオンラインで担当を分けておくと、当日の判断が速くなります。

開催形態によって必要になる項目が変わります。収録・録画・オンデマンド配信は、実施するかどうかで判断します。

7. Phase 6: 会期後・報告 (開催後1ヶ月)

会期後の締めくくりを進めるフェーズです。

• 参加者アンケート集計
• 実行委員会・事務局での振り返り（反省会）と、改善点の記録
• 収支決算報告書の作成
• スポンサーへのお礼状送付
• Web抄録の公開期間・終了時期の管理
• オンデマンド配信の期間管理
• 次回大会への引き継ぎ資料作成
• 大会報告書の作成
• 学会誌への大会レポート寄稿
• 会員向けフォローアップメール
• 領収書・請求書の最終処理
• 収録・録画データの保管
• 次回大会長への申し送り

会場の撤収・原状復帰

会場の撤収は、見落としやすい作業です。

意外と見落とされがちなのが、会場の原状復帰の範囲確認です。机・椅子の配置を元に戻す必要があるか、テープ跡やゴミの処理範囲はどこまでか、会場側と事前に取り決めておかないと追加費用が発生することがあります。

あわせて、忘れ物・落とし物の管理（保管期間・連絡先の掲示）、レンタル機材の返却チェックリスト、看板・のぼりなど大型備品の回収も漏れやすいポイントです。

原状復帰の範囲は、会期後ではなく会場契約の段階で確認しておく項目です。撤収の当日に確認すると、追加費用の話が出てから気づくことになりかねません。

• 会場の原状復帰の範囲を契約時に確認（机・椅子の配置／テープ跡／ゴミの処理範囲）
• 忘れ物・落とし物の保管期間と連絡先の掲示
• レンタル機材の返却チェック
• 看板・のぼりなど大型備品の回収

学会の分野や規模によって事情は異なります。

8. 事前に確認したい「抜け漏れ」ポイント

確認しておきたいポイントを挙げます。運営上ありうる例として整理したものです。

受付の電源容量不足と名札用紙の紙詰まりも、起こる例があります。たとえば、名札プリンターを複数台同時に動かそうとして電源の容量が足りず、急遽別電源を確保することになった例や、用紙が想定より厚くプリンターが紙詰まりを起こした例があります。どちらも事前のテストと余裕を持った準備で避けやすくなります。

後半の3項目について補足します。

「当日運営マニュアル（受付・誘導・スタッフ配置等の実務手順）の作成」は後回しにされがちです。演題登録や参加登録といった対外的な締切があるタスクは優先されやすい一方、当日の内部運用に関する準備は締切がないため、気づけば開催直前になっている例があります。

座長・司会への依頼と事前説明も、演者との調整に比べて後回しになる例があります。

印刷物も同様です。プログラム冊子や名札などは、演題登録の確定が遅れることを理由に後ろ倒しにしがちですが、印刷会社への入稿には想像以上に時間がかかります。結果として、直前になって修正の余地がほとんどない状態で校正することになり、誤字脱字に気づいても直せない、という事態が起こります。

この3項目には、対外的な締切がないため着手が後ろに寄りやすいという共通点があります。着手日を先に決めておくと、この偏りを避けやすくなります。

これらのポイントは、事前に運営マニュアルに組み込むことで抜け漏れを防げます。

9. まとめ

学会運営は、規模によっては1年以上にわたる長期のプロジェクトになります。Phase ごとに該当する項目を確認しておくことで、開催直前のトラブルを減らしやすくなります。

• Phase 1〜2: 企画立案・予算・システム選定
• Phase 3〜4: 演題募集・査読・プログラム編成・広報
• Phase 5〜6: 直前準備・当日運営・会期後対応

チェックリストを活用しながら、実行委員会・事務局全体で進捗を共有すると、運営の進行管理に役立ちます。

学術集会運営システムの導入をご検討されている方はぜひお問い合わせよりご相談ください。

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